Organização é um hábito da rotina.
Deixar tudo para o fim do mês torna a conferência mais difícil. Um fluxo simples ajuda sua empresa e a equipe contábil a identificar o que chegou, o que falta e o que precisa ser esclarecido.
Use um lugar definido para os arquivos
Separe os documentos por mês e por tipo. Evite manter informações espalhadas em conversas, pastas e dispositivos sem um padrão combinado.
Reúna as informações da operação
Notas, comprovantes e informações de movimentação fazem parte da rotina. A lista exata deve ser alinhada com o contador, conforme a atividade e a estrutura da empresa.
Comunique alterações na equipe
Avise sobre admissões, férias, desligamentos e outras mudanças com a antecedência definida pela equipe responsável. Não deixe informações de pessoal apenas para o fechamento.
Defina uma frequência de envio
Combine um canal e datas de envio. Reserve um momento para conferir pendências e responder às solicitações. A rotina precisa ser simples o suficiente para ser mantida.
Um pequeno controle ajuda
- Qual mês e operação o documento representa?
- Já foi enviado pelo canal combinado?
- Existe informação a esclarecer?
- Quem é responsável por resolver a pendência?
A equipe valida os documentos necessários ao seu caso. Veja o serviço de contabilidade mensal e a folha de pagamento.